Les bonnes pratiques de la messagerie électronique sont indispensables pour assurer la fiabilité, la sécurité et la réputation de votre domaine. Une utilisation rigoureuse de votre boîte mail garantit non seulement la délivrabilité de vos messages, mais aussi la protection de vos données et la prévention des attaques. Cet article vous présente en détail les règles techniques et comportementales à suivre pour tirer le meilleur parti de votre messagerie professionnelle.
1. Comprendre la délivrabilité des e-mails
La délivrabilité désigne la capacité de vos e-mails à atteindre la boîte de réception de vos destinataires sans être bloqués ni classés en courrier indésirable. Elle repose sur deux piliers essentiels : la configuration technique du domaine et le comportement de l’expéditeur.
1.1 Les éléments techniques essentiels
Pour que vos messages soient reconnus comme légitimes par les serveurs de réception (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.), plusieurs paramètres DNS doivent être configurés correctement :
- MX (Mail Exchanger) : indique le serveur responsable de la réception des e-mails de votre domaine.
- SPF (Sender Policy Framework) : identifie les serveurs autorisés à envoyer des messages pour votre domaine.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) : signe numériquement les e-mails pour vérifier leur authenticité.
- DMARC : établit une politique de contrôle pour empêcher l’usurpation d’identité (phishing, spoofing).
- Reverse DNS : relie l’adresse IP de l’expéditeur à un nom de domaine vérifié, renforçant la crédibilité de l’envoi.
✅ Si vos e-mails sont hébergés sur nos serveurs, tous ces réglages (MX, SPF, DKIM, DMARC et Reverse DNS) sont déjà optimisés pour garantir la meilleure délivrabilité possible. Vous n’avez donc aucune configuration supplémentaire à effectuer.
1.2 Les comportements à adopter et à éviter
- Ne jamais envoyer d’e-mails en masse depuis un compte standard : les serveurs de messagerie ne sont pas conçus pour l’envoi marketing. Utilisez des plateformes spécialisées telles que Mailchimp, Sendinblue ou Brevo, qui respectent les politiques d’envoi. Si vous préférez garder le contrôle total de vos données, contactez notre support : nous pouvons vous aider à mettre en place une solution auto-hébergée sécurisée (par exemple, Mailtrain ou Mautic) sur votre propre serveur.
- Testez vos campagnes avant envoi : vérifiez votre score de délivrabilité avec des outils comme Mail-Tester afin de vous assurer que vos messages respectent les standards antispam et les règles de formatage.
- Évitez les excès de mise en forme : un message trop graphique, sans texte explicatif, est souvent considéré comme suspect par les filtres antispam.
- Soignez votre signature : incluez le nom complet, la fonction, le nom de l’entreprise et un lien vers votre site. Cela renforce votre crédibilité.
- Gardez un rythme d’envoi naturel : l’envoi soudain de nombreux messages après une longue inactivité peut alerter les serveurs de réception.
2. Sécuriser ses comptes e-mail
La sécurité de la messagerie repose sur la prévention et la vigilance. Un seul compte compromis peut entraîner la mise en quarantaine de tout un domaine.
2.1 Créer et gérer des mots de passe sécurisés
- Utilisez un mot de passe complexe (au moins 12 caractères, mélange de lettres, chiffres et symboles).
- Ne réutilisez jamais le même mot de passe sur plusieurs plateformes.
- Modifiez-le régulièrement (tous les 90 jours recommandés).
- Activez toujours la connexion sécurisée SSL/TLS dans votre logiciel de messagerie.
Nos serveurs disposent d’un pare-feu intelligent et du module cPHulk, qui bloque automatiquement les tentatives d’authentification répétées (attaques par force brute). En cas de blocage d’accès, vous pouvez débloquer votre adresse IP depuis votre espace client via le menu Assistance → Déblocage IP ou en suivant cet article : Déblocage d’une adresse IP.
2.2 Bonnes pratiques à adopter
- Ne vous connectez jamais via un Wi-Fi public non protégé.
- Ne cliquez pas sur les liens ou pièces jointes d’e-mails suspects.
- Vérifiez toujours l’adresse réelle de l’expéditeur avant de répondre.
- Installez un antivirus à jour et effectuez des analyses régulières.
- En cas de doute, contactez immédiatement votre administrateur IT.
3. Lutte contre les spams et les fraudes
La lutte contre le spam repose sur un équilibre entre filtres automatiques et comportements prudents. Les serveurs de Madagascar Internet utilisent plusieurs couches de sécurité : pare-feu applicatif (ModSecurity), détection des comportements suspects, vérification des signatures DKIM et règles antispam évolutives.
3.1 Bonnes pratiques pour éviter d’être catalogué comme spammeur
- Ne diffusez jamais votre adresse e-mail publiquement sur des sites, forums ou réseaux sociaux. Préférez l’utilisation d’un formulaire de contact sur votre site web, protégé par un système de captcha (ex. Google reCAPTCHA) pour bloquer les robots.
- Ne répondez jamais à un spam : cela confirme aux fraudeurs que votre adresse est active.
- Ne vous inscrivez pas sur des sites douteux avec votre adresse professionnelle.
- Vérifiez régulièrement votre dossier spam pour repérer d’éventuels messages légitimes bloqués par erreur.
4. Configuration correcte des comptes e-mail
Une configuration correcte assure la réception fiable et sécurisée de vos e-mails. Voici les paramètres recommandés :
- Serveur entrant (IMAP sécurisé) : mail.votredomaine.com — port 993 (SSL/TLS activé)
- Serveur sortant (SMTP sécurisé) : mail.votredomaine.com — port 465 ou 587 (SSL/TLS activé)
- Nom d’utilisateur : adresse e-mail complète
- Authentification : requise pour l’envoi et la réception
Si vos comptes e-mails sont hébergés sur nos serveurs, tous les réglages nécessaires sont automatiquement appliqués lors de la création du compte dans cPanel. Vous pouvez également consulter vos messages depuis le Webmail sécurisé via https://mondomaine.com/webmail.
5. Comprendre et interpréter les messages d’erreur
Les messages d’erreur renvoyés lors d’un échec d’envoi peuvent sembler techniques, mais ils sont souvent explicites. Voici les plus courants :
- 550 – Relay denied / Authentication required : l’envoi nécessite une authentification SMTP active.
- 552 – Message too large : la taille de la pièce jointe dépasse la limite autorisée (25 Mo).
- 554 – Message rejected due to spam content : le contenu ou le domaine a été identifié comme suspect.
- 421 – Temporary failure : le serveur du destinataire est temporairement injoignable.
En cas d’erreur persistante, transmettez le message d’erreur complet à notre support technique : il contient des informations précieuses pour diagnostiquer l’origine du problème.
6. Gestion et entretien de la boîte mail
- Vérifiez régulièrement la taille de votre boîte et supprimez les anciens messages pour éviter la saturation.
- Classez vos e-mails par catégorie (clients, projets, factures...) pour améliorer votre productivité.
- Videz fréquemment la corbeille et le dossier “Éléments envoyés”.
- Utilisez les fonctions de réponse automatique et de redirection pour gérer vos absences efficacement.
7. Les règles d’or de la messagerie professionnelle
- Utilisez toujours les connexions sécurisées SSL/TLS.
- Protégez vos mots de passe et changez-les régulièrement.
- Évitez les envois groupés non autorisés.
- Vérifiez la conformité DNS et la signature DKIM de votre domaine.
- Utilisez un formulaire de contact avec Captcha pour éviter le spam.
- Testez vos campagnes avant diffusion avec Mail-Tester.
- Contactez le support pour toute assistance technique.
Voir aussi
Le respect de ces bonnes pratiques de la messagerie électronique permet d’assurer la continuité et la fiabilité de vos communications. Nos serveurs Madagascar Internet sont configurés pour répondre aux plus hauts standards internationaux de sécurité, de performance et de délivrabilité. En suivant ces recommandations, vous renforcez non seulement la réputation de votre domaine, mais aussi la sécurité globale de votre entreprise.
